Mail efectivo, ¿Existen reglas?

Chris Anderson, con ánimo de establecer las reglas para crear un mail efectivo, promueve la idea de desarrollar una comunidad para acordar nuevas reglas y mejorar la eficiencia de nuestros mails. Según el autor, de bestseller como “Long Tail”, los mails lejos de estar muertos, están matando poco a poco nuestro tiempo productivo.

¿Por qué? Según Anderson la causa principal es que el tiempo necesario para responder un correo electrónico es, a menudo, mayor que el tiempo que se tardó en crearlo.

Podéis continuar leyendo las reglas para crear un mail efectivo que propone Chris en su Posterous. Aquí os dejo las 7 que más me han gustado:

1. Respeta el tiempo de los destinatarios. 
Según Chris esta es la regla fundamental. Como remitente del mensaje tienes la responsabilidad de reducir, al mínimo posible, la pérdida de tiempo que ocasionará. Tómate el tiempo necesario, para que así sea, antes de enviarlo.

2. Facilita su gestión. 
Lo cual significa que utilices frases claras, preguntas concretas, brevedad…

3. Clarifica el “por qué” del mail con un Asunto concreto.

Algunos asuntos que no funcionan:

• Asunto: Re: Re: Re: Re
• Asunto:
• Asunto: Hola!
• Asunto: la próxima semana ….

Algunos que si lo hacen:

• Asunto: Propuesta de TED
• Asunto: Reprogramación de la cena de hoy con Sarah G.
• Asunto: Reunión del mediodía cancelada

4. Breve no significa grosero. 
Hacer un correo electrónico corto no significa olvidarnos de ser correctos en la comunicación por lo que, aunque no olvidemos los formalismos habituales, debemos mostrarnos amables. Chris Anderson comenta que un emoticono final, como   , nunca está de más.

5. No enviar preguntas abiertas 
Enviar un texto muy farragoso con pensamientos inconclusos se convierte en una carga. Sin embargo es muy generoso enviar un correo con preguntas que se responden con un simple si/no o varias opciones de respuesta, por ej. “Cuando tenga un momento hágame saber si está A) A favor, B) ligeramente a favor, C) En contra o D) No opina

6. Elimina los adjuntos. 
No los uses a menos que sean críticos. Algunas personas tienen todo tipo de archivos gráficos como logotipos o firmas que aparecen como anexos en el receptor. No está bien. Se pierde tiempo tratando de ver si hay algo para abrir.

Aún peor es el envío de texto, como un archivo adjunto, cuando se podría haber incluido en el cuerpo del mensaje y haber ahorrado un clic y espera adicional.

7. Piensa en el hilo 
El significado de algunos mails depende de los correos anteriores. Lo cual significa que es correcto incluir el hilo de lo que se está respondiendo. Sin embargo es raro que un hilo se extienda más de 3 mensajes de correo electrónico. Antes de enviar, “cortar la mierda! ”

Bonus. No respondas cuando estés cabreado 
Sólo aléjate del ordenador. Grita por la ventana, cuenta hasta 10 o haz cualquier cosa que te calme. Pero no envíes el mail antes.

Un correo electrónico rudo y brusco puede provocar una respuesta peor y complicarte la vida…

Fuente:  Apuntes gestión